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セミナー当日に配布する資料の上手な作り方

講演・セミナー、プレゼンテーションなど、社内外を問わず壇上に立ち話しをする際、参加者の手元に配布する資料を皆さんはどうしていますか?
登壇者の中にはそれぞれのスタイルに合わせて、資料を事前に配布する人、しない人がいらっしゃるようです。
今回は当日の資料配布のメリット・デメリットや、資料の作り方について、お話していきましょう。

当日の資料配布のメリットとデメリット

配布資料の用意というと、プレゼンテーション用のスライドを印刷して参加者の手元に配るという人も多いのではないでしょうか?
資料の内容・構成についてはまた後ほどお伝えするとして、まずは、手元に資料を配布する際のメリット・デメリットについて整理していきましょう。

資料配布のメリット

●参加者がメモを取る必要が少なく、発表者の話に集中しやすい
●発表者の説明不足を参加者が資料で補える
●参加者が復習に活用できるほか、第三者への報告がラクになる

会場によっては、後ろの方の席からはスライドが見えにくく、プレゼンテーションに集中できないなどの状況もあります。こうした状況では、当然参加者の満足度も下がってしまいます。手元に資料を用意しておけば、こうした状況を避け、参加者に均一に情報を届けることが可能になります。
また、プレゼンテーション後も参加者の手元に情報を残すことができるため、後日、残した資料が思わぬ価値を発揮する場合もあります。

資料配布のデメリット

●ある程度の内容を事前に公開してしまっているため、
 参加者のプレゼンテーション中の集中力が落ちる可能性がある
●事前の準備工数が増える
●不必要な資料の場合、参加者にとって持ち帰りが面倒になる

資料が手元にあれば、内容を読みたくなるのが参加者の心理。「どんな内容なの?」と資料を先に読み進められることで、肝心のプレゼンテーションに集中してもらえないといった事態は、ある程度予測しておいた方が良いでしょう。
また、規模にもよりますが、印刷・製本・配置(配布)の手間は確実に発生します。プレゼンテーション当日に慌てないためにも、印刷などの工数も見込んだ準備をおススメします。

要点をまとめた資料作りを心がける

メリット・デメリットを比較してみると、きちんと対策しておけばメリットの方が大きいのではないかと感じます。しかし、資料の作り方によってはプレゼンテーションに集中してもらいにくい状況を作ってしまうことも…
そこで、ここからは当日配布の資料の作り方について、ポイントをご紹介していきます。

1. 配布資料は要点だけをまとめる

デメリットでも触れたように、内容を細かく書きすぎると、プレゼンテーションを集中して聞いてもらえなくなる懸念があります。
資料に集中されてしまうと、参加者の目線も上がらず会場全体がプレゼンテーションをやりにくい雰囲気になってしまいます。
大切なのは資料で全てを伝えることではなく、話を聞く準備をしてもらうこと。例えば「詳細を聞きたい」と思ってもらうなど、なるべくこちらに注目してもらえるように、資料は要点だけをシンプルにまとめましょう。
話を聞きながら参加者が余白にメモできるよう工夫してみると良いでしょう。

2. わかりやすいシンプルな見出しを意識する

配布資料はあくまでも資料ということをお忘れなく。参加者の多くが「役に立つ情報を知りたい」というモチベーションで話を聞きに来ているので、回りくどい凝った表現は、逆に面倒くさいという印象を持たれてしまうかも知れません。
ポイントは、参加者が資料を見返したときに、見出しだけでもプレゼンテーションの概要が連想できるようになっていること。シンプルな見出しが整理されていれば参加者もメモがとりやすく、後日見直した際にも情報を思い出しやすくなるハズです。
分かりやすい見出しを用意してあげて、参加者が必要と感じた情報を書き込むことで1つの資料が完成する。登壇者は、そのための情報提供をするつもりで話をまとめると、資料と話の内容が合致したまとまりのあるプレゼンテーションができるでしょう。

まとめ

普段何気なく印刷・配布している配布資料も、少しの工夫でプレゼンテーションの質をあげるツールにすることができます。
これからプレゼンテーションをするという方は、ぜひ今回ご紹介したようなポイントを意識しながら資料を作成して見てください。

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