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イベント当日をスムーズに運営する!イベントマニュアルを作るポイント

企画・告知・集客という、イベントにおいても大きな労力を使う部分が落ち着いてきたら、当日の運営を考える段階になります。

あまりイベント運営経験がないと当日ギリギリまで準備に追われてしまいますし、当日になって備品不足が発覚する恐れがあります。そうならないためにも、イベント当日の運営マニュアルをまとめておくことをおすすめします。

今回は、イベントを円滑に進められるイベントマニュアルを作るためのポイントを解説します。

イベントマニュアルの重要性

イベントの成功は運営メンバー1人1人の働きによって実現します。

しかし、メンバー全員が自主的に動いても、イベントの全体像を共有できていないために動きがバラバラになってしまい、参加者に迷惑をかけてしまっては意味がありません。

そうならないためにも、イベントマニュアルを用意します。

・イベントの全体像
・各メンバーの動き
・各メンバーの役割

これらをマニュアル化しておくことで、各メンバーがいつどのように動き、イベントをどんな運びにしていくかを考えられるようになります。

イベントマニュアルの作成方法

イベントマニュアルは、縦軸に時間、横軸にスタッフ別の役割を記入します。

イベントマニュアルで最も大切なことはスタッフの役割が明確になることなので、プログラム毎にスタッフの役割や休憩時間を記入しておくことで、メンバー全員が責任感を持った行動が可能になります。

このように、やるべきことやタスクが網羅されているだけでも、準備忘れや作業の抜けがなくなります。

以下が簡単なイベントマニュアルの見本になります。





マニュアルに書き込む時間の単位はイベントにもよりますが、初めのうちは10分単位での動きを書き込んでおくと、スムーズにイベントを進められます。

マニュアル作成に使用するアプリはWord、Excel、Google Docsなど、なんでも良いですが、運営チーム全員に共有できるものを使用しておきましょう。

完成したものはPDFで保存し、紙に印刷して配布するのがおすすめです。また、当日読みやすくするためにも、内容は短くすることを心がけましょう。

さらに、全体の内容だけでなく、何か問題があったときの緊急連絡先、質問された時の答え(トイレの場所など)、会場周辺のアクセスなどは必ずまとめておきましょう。こちらもイベントマニュアルと併せてメンバーで共有しておきます。

そうすることで、参加者がどのメンバーに質問してもスムーズに回答が得られるので親切です。

イベントマニュアル配布後に行うべきこと

実際にイベント当日になり、イベントマニュアルをメンバーに配った後も、そのままにしておいてはいけません。

配布後には必ずメンバーで読み合わせをします。小さなことでも役割を決めることでイベントが円滑になるので、マニュアルの抜けや穴を確認し、その穴を埋めるメンバーが誰かというところまで細かく決めておくのが理想です。

時系列に沿って、実際にイベントを行っているイメージを共有しながら読み合わせするのが、抜けや穴を発見するコツです。

まとめ

いかがでしたか?
運営の流れを頭に入れておくだけだと、必ず抜けや穴が出てきます。

参加者に迷惑をかけてしまうと、次回以降のイベントに参加してもらえない可能性もあるので、満足度を上げるためにもイベントマニュアルを準備するようにしましょう。

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