フロアマップを見る

お問合わせはこちら

ノウハウ

新着コラム

menu

お問い合わせ

セミナー・会議受付中

懇親会のみのご利用も可能

懇親会プラン

トータルサポートプラン

コラム

menu

お問い合わせ

セミナー・会議受付中

懇親会のみのご利用も可能

運営に最大限生かす!イベントマニュアル制作時に見落としやすい3つのポイント

イベントをスムーズに進めるにあたり、イベントマニュアルの作成は欠かせません。

しかし、マニュアル自体に漏れ・抜けがあると、実際の運営に活かせず意味がなくなってしまいます。

今回は、マニュアルを最大限に生かしてイベントを大成功させるため、マニュアル作成時に見落としがちな3つの重要ポイントを紹介します。

イベントマニュアルについて知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
参考:イベント当日をスムーズに運営する!イベントマニュアルを作るポイント

イベント前の準備段階もマニュアル化する

イベントの成功は準備段階で決まるといっても過言ではありません。

・タイムテーブルを細かく決めておく
・机や椅子の数は参加者分あるか確認する
・テーブルのレイアウトはどのようにするか
・受付をどこに設置し、誰が担当するか
・必要な備品を準備する
・指示出しを行うのは誰か

といったことを、あらかじめ決めておく必要があります。

当日になってから決めようとすると、対応が遅れてしまってトラブルの原因になる可能性があります。

こういった問題はイベントの満足度低下にも繋がってしまうので、綿密に準備しておきましょう。

遅刻者の対応をマニュアル化する

受付の流れはしっかりマニュアル化できていても、遅刻者への対応を記載していないケースが多いです。

こういった場合でもスムーズに対応できるように、マニュアルへの記載を忘れないようにしましょう。

ありがちなのが、受付担当者がイベント開始後に他の仕事を割り振られている場合です。
他の仕事を行うタイムスケジュールになっていると、その間は受付場所に誰もいなくなってしまいます。

大規模なイベントであるほど遅刻者が多くなりますし、1時間以上遅刻するケースも少なくありません。

そのような遅刻者の対応をどうするか、あらかじめ決めておきましょう。

最も問題になるのは、会場で参加費を支払う決まりがあるのに受付担当者が不在であるために徴収できない場合です。

当日は一切金銭の受け渡しがないように、イベント管理システムを通じて前払いで参加費を徴収しておくなどの対応をしておけば、万が一受付に誰もいなくても問題ありません。

責任者の連絡先を明確にしておく

イベント当日にトラブルが起きてもすぐに対応できるように、責任者への連絡はすぐ取れる環境にしておきましょう。

責任者の連絡先は必ず電話番号で登録しておき、メッセージでのやり取りもすぐに行えるようにしておくのがベストです。

イベント開催場所の電波状況が特定のキャリアだけ悪いというケースもあるため、しっかりと繋がる携帯を持っている人を責任者にしたり、会場にWi-Fiを設置したりして、必ず連絡を取れる状況にしておきましょう。

当日はイベントマニュアルを作っていても予想外の出来事が起こりがちです。責任者と簡単に連絡を取れるようにしておき、大きなトラブルを防ぐ環境づくりが大切です。

まとめ

いかがでしたか?

短時間のイベントだとしても、準備をしっかりしておかなければ急なトラブルに対応できず、満足度が低くなってしまいます。

特に人数が多い場合は予想外の出来事が起こりやすいので、綿密にマニュアルを作りこみ、イベントを大成功させましょう。

一覧

こちらの記事もおすすめです

料金・設備備品

ケータリング

ご利用の流れ

お問い合わせ