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リマインドメールでドタキャンを防ぐ!メールに記載するべき7つのこと

ドタキャンや、欠席連絡のないキャンセルは、参加者が多くなるほど多くなります。

イベント当日の欠席をできるだけ減らすことは、予定している流れをスムーズにするために大切なことです。

そういったドタキャンを防ぐためには、リマインドメールが有効になります。

「行こうと思っていたけど忘れていた」という事態を防ぐためにも、メールを送る際に盛り込むと良いポイントについてまとめましたので、参考にしてください。

リマインドメールに記載するべき7つのこと

1.開場時間・開催場所

リマインドメールには、イベントに参加するために必要な情報は必ず盛り込みましょう。

開場時間、開始時間、終了時間、イベント開催場所はどんなイベントでも必須になります。

特に、都内でイベントを開催する場合はビルの中が会場になるケースが多いので、初めての参加者には見つけづらい場合があります。

そういったことも考慮し、会場の住所だけでなく受付の場所も明記しておくなど、親切な案内を心がけましょう。

2.開催場所までの道順や所要時間

イベント会場まで直接車で行けない場所の場合は、最寄駅からの道順や徒歩での所要時間を記載しておくのが親切です。

その情報に加えてGoogle MapなどのURLを載せておけば、「リマインドメールさえ見れば大丈夫」と思えるので、安心して当日参加してもらうことができます。

3.必要な持ち物

イベント参加に必要な持ち物があるのであれば、明記しておきましょう。

筆記用具やノート、PCなどの他に必要な資料やファイルがある場合、リマインドメールにファイルを添付したりダウンロードURLを記載するなど、参加者に手間をかけさせない工夫が必要です。

4.イベントの流れ・内容

当日どのような流れで進んでいくのかを記載するのは、イベントを魅力的に見せるためには大切です。

イベントを申し込んでもらったということは、イベント内容に魅力を感じている証拠になります。

申し込みを行ったときの感情を思い出してもらうために、イベント内容は必ずメールに記載するようにしておきましょう。

5.当日の緊急連絡先

イベント当日に困ったことやトラブルが起こった時にすぐ連絡できるよう、緊急連絡先を記載しておきましょう。

携帯の電話番号やメールアドレスなど、すぐに連絡を取る方法はいくつもあります。

責任者がすぐに確認して返信できるような仕組みにしておくのが満足度アップにもつながります。

6.キャンセルの方法を明記する

ドタキャンにならないためにも、正規キャンセルを受け付ける方法やキャンセルポリシーをリマインドメールに記載しておきましょう。

キャンセルを減らすためにキャンセル方法を記載しなかったり、見えづらいところに記載する方もいますが、そういったことがドタキャンにつながりやすくなります。

事前にキャンセルを受け付けておけば、追加募集などの対策も可能ですし、ケータリングなどの注文も無駄にならずに済みます。

7.主催者の想い

メールには、長くならない程度に参加者に対する感謝の気持ち、スタッフの想いを記載しておくのがおすすめです。

人は共感で行動します。イベントに対する想いを書いておくことで、参加したいという気持ちになるので、開催日の1、2日前には想いを込めたメールを送信しましょう。

まとめ

いかがでしたか?

リマインドメールは、ドタキャンを防いでイベントを成功させるにはとても便利なツールです。

・イベント主要情報である、場所・時間・道順
・何を使ってどんなことをするのか
・キャンセルや緊急用の連絡先
・なぜこのイベントを行いたいかの想い

これらを記載することで、参加者が意欲を感じてくれます。

参加者がイベントに来やすくなるようなメール作りの参考になると嬉しいです。

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