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イベントをスムーズに進める!会場下見を行うときのポイント

イベントを行う際に初めての会場を使うときは、必ず下見を行なっておきましょう。

会場の雰囲気やマイクの音響は問題ないか、満席になっても窮屈に感じないかといった会場内の設備だけでなく、会場までの道順や目印になる建物といった、参加者が迷わない案内ができるように下見することで、親切なイベントづくりができるようになります。

今回は、会場の下見を行う際に重要なポイントまとめましたので紹介します。参考になれば幸いです。

会場までの道順を確認しておく

会場までの道順は必ず確認しておきましょう。特に、都内でのイベントはビルの中で行われる可能性も高く、初めての人には場所が見つけづらく感じるでしょう。

そういった方でも迷わないような案内が大切です。

バス停や電車の最寄駅からの道順(どの出口からが近いか等)や、所要時間は必ず確認しておきましょう。

会場の目印になる建物をチェックしておいて、イベント案内やリマインドメールに記載するのがオススメです。

Wi-Fiや電源があるかを把握しておく

最近のイベントでは、PCを使用することも多く、電源が必要になるケースが多いです。

参加者全員が1つのコンセントを使用できるかを調べておき、もし数が足りないようであれば延長コードを用意しておくと良いでしょう。

また、インターネットを使うイベントの場合は、会場でWi-Fiが使用できるか確認が必要です。

もしWi-Fiが使用できないのであれば、参加者にWi-Fiルーターを持参してもらうなどの案内も必要となってきます。

照明の使い方を確認しておく

照明を使った演出が重要になってくるイベントの場合は、照明の操作方法を確認しましょう。

大きな会場を使う場合は、プロジェクターを使用する場所だけ消灯しておくと後ろの方まで見やすくなるので、そういった配慮と工夫が大切です。

多くのスタッフでイベントを行う場合は、リハーサルを行い、照明マニュアルをあらかじめ作成しておくなど、入念な準備をしておきましょう。

イベントのイメージに合わせた照明の演出を準備しておくことで参加者の満足度も上がります。

近くのコンビニを把握しておく

イベント当日には、準備を万全にしていても思わぬ忘れ物がある可能性があります。

そんな時でも、大抵のものはコンビニで購入できるので、近くのコンビニがどこにあるかをしっかりと把握しておきましょう。

複数のスタッフでイベントを行う場合は、手の空いているスタッフに買い出しをお願いするなどしてトラブルを乗り切ることもできますし、参加費のお釣りが切れていても、コンビニでお釣りを作ることが可能です。

安全管理は万全か

イベントで最も大切なことは「無事にイベントが終了すること」です。

万が一何か起こったとしても、参加者を安全に誘導できる通路の確認なども怠らないように気を付けましょう。

まとめ

いかがでしたか?
1つのイベントの流れをスムーズにして満足度を上げるには、入念な準備が必要となります。

満足度が高ければ次回以降のイベントにも繋げやすくなるので、手を抜かずに下見を行なっておくことをオススメします。

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