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はじめての会議進行役でも安心!即実行できる3つのファシリテーションテクニック

何度も会議に出席していると、進行役を任されることもあるかと思います。

その会議に上司・先輩が大勢参加するとなると、緊張してしまって何から手をつけていいかわからなくなる方もいるでしょう。

「進行が下手」「人をまとめたことがない」と不安になる方もいるかと思いますが「会議ファシリテーション」というテクニックを使うことで会議をスムーズに進行させることができます。

今回は、会議ファシリテーションを使って会議をスムーズに進行するための方法をまとめました。

会議ファシリテーションテクニック3選

参加者を納得させる「合意形成型」の会議にする

最近は、書店のビジネス書コーナーを訪れると、ムダな会議をしないための本を多く見かけるようになりました。

誰でもムダな会議をやめることに異論はないはずですが、「ムダな会議」と感じるのはどのようなときかご存知でしょうか。

それは、会議での決定事項に納得していないときです。

会議が長引いたとしても、結果が良い方向になれば会議の意味があるのですが、結果に納得せず「今まで通りのことを続けていこう」となってしまったときに「ムダな会議」と言っていいでしょう。

このような会議を防ぐためには、合意形成型の会議にするテクニックが役立ちます。

会議の目的を「結論を出す」から「参加者が納得する」にするのです。

できるだけ多くの意見を出してもらうために、自由に発言できる場を作り、参加者自身に意見を整理してもらうことで「自分ごと」だと感じるようになり、会議の結論に納得感が生まれます。

意見を書き出すことから始める

「参加合意型」で納得感のある会議にするときには、まず議題に対する意見を付箋にそれぞれ書き出してもらいましょう。

おすすめは、大きめの付箋(7.5cm×10cm程度)です。そこに1つの意見につき1枚の付箋に描いてもらう時間を5〜10分取ります。

それにより「意見を長々と話す参加者が目立ってしまう」「発言しない人がいる」といったことを防ぐことができます。

さらに、参加者は自分の考えを頭で整理してから書き出す必要があるため、冷静に意見を出すことができ、議題が前に進みやすくなるでしょう。

書き出しが終わったら、参加者全員で以下のように進めていきます。
1.付箋をホワイトボードに張り出す
2.似ている意見を1箇所にまとめてグループにする
3.それぞれのグループに見出しをつける

すると、無数にあった意見がいくつかのグループにまとまります。

そこから1つの意見にまとめるときに、参加者に自由な発言を促すことで意見がまとまりやすくなり、会議が充実するだけでなく、時間の短縮も可能になるのです。

参加者に会議を終えてもらう

会議終了間近でも、意見がまとまっていないことが多いでしょう。

そういった場合でも、進行役は焦らずに「みなさん、どうしましょうか?」と問いかけて参加者に考えさせるのがファシリテーターの重要な役割です。

下手に進行役がまとめてしまうと、参加者は結論を無理やりまとめたと感じてしまうので、会議に重要な「参加者の納得」がなくなってしまいますので注意しましょう。

まとめ

いかがでしたか?
ファシリテーションテクニックを使って会議をスムーズに進行し、良い結果を生むためには以下がポイントになります。
・参加者が結論に納得すること
・意見を紙にまとめて全員が意見を出しやすい状況にすること
・参加者に会議を終えてもらうこと

ぜひ会議進行役を任された際には参考にしてください。

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