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急な対応でも安心!イベント主催者が持っておくべき小物まとめ

イベント当日は全く予測できないアクシデントが起こることもしばしば。

今回は、そんな「もしも」のために持っておくと便利な小物をまとめました。
急な対応を行うときにも、これから紹介する小物を組み合わせることでほとんどのことは乗り切れると思いますので、ぜひ参考にしてください。

急なアクシデントに対応できる小物まとめ

USBメモリ

プレゼンテーション用の資料はあらかじめパソコンに保存しておくのが一般的ですが、もしもそのパソコンが会場で利用できない場合には、USBメモリが役立ちます。

Wi-Fiがなくてもデータの受け渡しを行うことができるため、当日に発表資料を登壇者から受け取る場合でも問題なく利用できます。

多くの人が利用できるように、MS-DOS(FAT)の形式であらかじめフォーマットしたものを用意しておきましょう。

A3/A4コピー用紙

場所がわかりづらい会場の案内板がわりに利用したり、「残り〇〇分」という形で進行用のカンペとして利用したりできます。

それだけではなく、参加者や登壇者が予想以上に多くなり、急遽ネームプレートが必要になってしまった場合にもコピー用紙が活躍します。

養生テープ・ビニールテープ

案内の紙を壁に貼ったり、ケーブルを固定したりするのに役立ちます。

ガムテープを用意してある会場も多いのですが、こういったテープは目立ちにくく、見た目を損なわないですし、剥がすのもかんたんです。
1つあると便利なので、用意しておきましょう。

太い油性ペン

ネームプレートに自分の名前を書いてもらったり、案内を書くために使用したりと、イベントで大活躍するのが太字の油性ペンです。

大人数のイベントの場合は、紛失やインク切れなども起こりますので、予備として2、3本用意しておくのがおすすめです。

延長ケーブル

セミナー形式やトークセッションなどを行う場合は、プロジェクターやパソコンを利用するため、会場に備え付けの電源では足りなくなる可能性があります。

広い会場になると、電源供給が重要になってくるので、長めの延長ケーブルを2〜3本持っておくのが良いでしょう。

領収書

案外忘れがちなのが領収書です。

参加費を払うイベントで必ずといってもいいほど領収書発行を依頼されます。

当日になって急にリクエストを受けるのが一般的なので、受付に1冊は紙の領収書を準備しておきましょう。
また、当日現金のやり取りを行う際には細かいおつりも同じように重要です。

クリアファイル

イベントでは、名刺や現金など、多くのものを受け取ります。
そういったものを一時的にまとめたり、配布物をまとめておいたりと、クリアファイル1枚でもかなり役立ちます。

あとになって「あれはどこいった?!」と探す羽目にならないよう、用意しておきましょう。

大きめの付箋

クリアファイルと一緒に持っておくと便利なのが大きめの付箋です。

クリアファイルには何が入っているのかを付箋にメモして貼り付けることで、目的のものをスムーズに取り出すことができます。

他にも、ネームカードの代用やチーム分けなどにも使えます。

まとめ

いかがでしたか?
USBメモリやコピー用紙などは、案外忘れがちではないでしょうか?
領収書は特に、代用するものを探すのが難しく、デリケートな部分になってくるので、忘れないように心がけましょう。

現地で調達するとなると思わぬ出費にもつながるので、あらかじめリスト化しておいて事前準備しておくことをおすすめします。

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