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講演や会議のクオリティにも影響する会場レイアウト

講演や会議を企画・運用する際に、まず気にしなければならないのが会場の確保。そして、次に考えなければならないのが、当日の座席のレイアウトになります。

代表的なレイアウトとしてはスクール形式、シアター形式、口の字形式、コの字形式、島型形式、対面形式、正餐(せいさん)形式などがあり、人数や目的によってレイアウトを変えるのが一般的ですが「どんなレイアウトがいいの?」と迷ったことがある方も多いのではないでしょうか?

会場の担当者に相談するのも手ですが、予めどのような形式があるのか把握しておくと、相談もスムーズで効率がよいと思いますよ。

1. スクール形式

スクール形式は、全ての机・椅子が演台の方向を向いているレイアウトをいいます。塾や学校のレイアウトをイメージしていただければ間違いないと思います。

受講者は自然な姿勢でホワイトボードやスクリーンを見ることができ、演台に立つ講師も受講生1人1人の顔を確認することができるので、1人が複数人に対して講演や授業を行う勉強会や講演会、セミナーなどに適しています。

1人 対 複数人で行われる講演や授業では、このレイアウトが世界標準といえるようです。
他に資格や検定試験、筆記テストの際にも使用されます。ただし、参加者全員で意見交換をしたりディスカッションをしたりするようなシチュエーションには向きません。

●向いている目的● 講演、授業、勉強会、筆記テストなど

2. シアター形式

シアター形式もスクール形式と同じく座席が全て演台を向いています。

スクール形式との違いは、シアター形式は机がないことです。机を配置しないため、スクール形式よりも多くの人数を収容することが可能です。
ちなみに、机と一体になっている椅子を用いた場合は、シアター形式とは呼びません。

入学式や入社式、映画上映会や発表会など、筆記を伴わない場合にはこの形式が向いています。シアター形式でもアンケートなど筆記を求める場合には、バインダーなどを配布すると良いでしょう。

●向いている目的● 入学式、入社式、壮行会、映画上映会、発表会、講演会、演奏会など

3. ロの字形式

ロの字形式は長机と椅子を「ロ」の形に配置します。この形式を見ると無意識に緊張が走る、という方も多いのではないでしょうか?

参加者全員が顔を見合わせつつ適度な距離感で意見交換ができるため、会議ではこのレイアウトを用るのが一般的です。会社の重役会議や国際会議なども、基本的にはこのレイアウトが多いようです。
他の例としては、映画のセリフ合わせなども、この形式。ある程度の人数が集まり、会話やセリフを交わす際には適していると言えます。

ただし、中央部分に大きくデッドスペースができるため、ある程度の部屋の広さが必要となります。

●向いている目的● 会議、セリフ合わせなど

4. コの字形式

その名の通りカタカナの「コ」の字形に机と椅子を配置するレイアウトです。

ロの字形式から一辺を抜いた形で机と椅子を配置し、空いたスペースにホワイトボードやモニター、スクリーンなどを設置することで、全員がそれを見ながら議事できるのが、この形式の特徴です。

プレゼンなどの“発表”と参加者全員による“議論”を同じ場で行う“会議”には、この形式が使われます。具体的な事例としては、プレゼンテーションや企画開発会議などが挙げられます。

ロの字形式同様に、ある程度の広さを必要とするレイアウトです。ロの字形式にするほど参加者がいない場合も、コの字形式を用いられることがあります。

●向いている目的● プレゼンテーション、企画開発会議など

5. 島型形式

会場などによってはアイランド形式とも呼ばれる形式です。座席と椅子の組み合わせを会場内に複数作るレイアウトで、1島あたり3〜6名程度を割り振るのが一般的です。

グループディスカッションや作品制作・議論を行う場合によく使われます。小・中学校の頃に、この形式で給食を食べたりグループワークを行った思い出がある方も多いのではないでしょうか?

向いている目的:グループディスカッション、グループワークなど

6. 対面形式

重厚で大きなテーブルを挟んで2つの団体が対話する場面を、ニュースやドラマで見たことがあると思います。例えば、あれも対面形式のレイアウトになります。

長方形の2編に並行して椅子を並べ、あとの2辺に人は座りません。6〜8人程度の小規模な会議であれば問題ありませんが、大人数になると両端に座る人の顔が見えなくなるので、ディスカッション的に会話を進める場には不向きです。

仲介人や立会人を同席させ、代表者同士が正式な挨拶をしたり契約を交わしたりするなど、改まった場にふさわしい形式といえます。お見合いや結婚の挨拶といったシチュエーションでもこのレイアウトが見られます。

向いている目的:代表者同士の正式な挨拶、契約の場、お見合いなど

7. 正餐(せいさん)形式

結婚披露宴やパーティに用いられるのがこの正餐(せいさん)形式で、円卓を複数配置し一つ一つのテーブルを椅子で取り囲んだレイアウトです。ちなみに、この状態から座席を取り払ったものを「立食形式」と言います。

このレイアウトが正餐形式と呼ばれることはあまり知られていません。正餐はdinner(ディナー)と同義で、正餐形式のテーブルにはコース料理とテーブルマナーがつきものです。

向いている目的:結婚披露宴、パーティなど

まとめ

ご自身の体験を振り返りながら読んでいただくと、レイアウトの向き不向きがイメージしやすかったのではないでしょうか?議論が活発になる配置や参加者の緊張感を煽ってしまうものなど、レイアウトはそれぞれの特徴があります。

当日の資料や講演内容を考え抜くのはもちろんですが、会議室を利用する目的を考慮したレイアウトを組んでいただくことも、講演や勉強会、会議の成功には重要となるのです。
当日の会場をどんな空気にしたいのかもイメージしながら、レイアウトも考えてみてください。

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