ノウハウ

新着コラム

menu

お問い合わせ

セミナー・会議受付中

懇親会のみのご利用も可能

懇親会プラン

トータルサポートプラン

トータルサポートプラン

コラム

menu

お問い合わせ

セミナー・会議受付中

懇親会のみのご利用も可能

貸会議室を選ぶときに注目したいポイントまとめ

貸会議室などの利用を考えた際、どのようなポイントに注目して会場を選べば良いか迷ったことはないでしょうか?料金・立地・会場の雰囲気など気にしたいポイントは様々で、もちろん会場ことに条件も異なっていきます。
今回は、用途に合わせどのように会議室を選んだら良いのか?会場の特徴などもお伝えしながらポイントをまとめていきたいと思います。

貸会議室利用の目的とメリット

利用の目的

貸会議室はスペースレンタルサービスなので、運営事業者の了承が得られれば、様々な目的でスペースを利用することができます。イベントのような比較的短期的な利用以外にも、特殊なケースとしてプロジェクトやサテライトオフィス用などに長期利用するケースも増えているようです。
貸会議室の主な利用例としては以下の通りです。

<貸会議室の主な利用例>
・会議
・打ち合わせ
・プレゼンテーション
・セミナー
・展示会・商談会
・アンケート・消費者リサーチ
・カンファレンス
・会社説明会・筆記試験・面接
・研修
・撮影
・株主総会
・記者会見
・各種社内イベント(入社式・表彰・キックオフ・打ち上げなど)

メリット

貸会議室は目的に応じ、場所や施設のグレード、付帯サービスなどを選ぶことができます。
目的と料金のバランスを考えて利用することで、自社内の施設を使うよりも効果を上げることが可能になります。

<貸会議室利用のメリット>
・自社の規模とは関係なく、目的に応じた施設を利用できる。
・来場者や関係者の交通の便を考えて自由に場所を設定できる。
・グレードの高い施設を利用することで来場者に良い印象を与えることができる。
・会場設営や当日の運営などをアウトソーシングすることもできる。
・自社で保有していない機材や設備を利用できる。

会議室の種類

目的別に見た貸会議室

一口に貸会議室といっても、様々な種類があり、形式や規模、設備、料金体系なども異なります。
貸し会議室は、利用目的にある程度特化した施設と、あらゆる目的に使える多目的型施設に分けることができます。
用途に合わせた会場を正しく選ぶようにしましょう。

運営母体別に見る貸会議室

貸会議室の運営事業者にもいくつかのパターンがあります。
それぞれの特色は上記の表にまとめますが、同一カテゴリーの中でも施設の格式や新旧、サービス内容などによってランクがあります。

貸会議室利用のポイント

目的と料金のバランスで選ぶ

貸会議室を利用する際、費用はできるだけ抑えたいというのが利用者側の本音でしょう。
しかし、参加者や来場者の満足度・印象に会場の雰囲気が影響するのも事実。特に、対外的に何かをアピールしたいイベントなどの場合には、会場の持つ「場の雰囲気」を利用することも有効な手段だと言えます。
必要以上に豪華な施設を選ぶ必要はありませんが、会場を選ぶ際は目的と来場者層を考慮して、適切なグレードの会場を選ぶようにしましょう。

繁忙期・人気会場の予約は早めに

新卒採用セミナーや株主総会など貸会議室利用の目的によっては、他社と実施するタイミングが重なりがちなものがあります。
これらのイベントは、毎年レンタルスペースを利用する目的として、上位にランキングされています。つまり、早めに予約をしておかないと、良い会場が押さえられないというケースも出てきてしまうのです。
もし可能であれば、期初の段階で年間スケジュールを確認し、施設選定や予約のタイミングを決めておくと良いでしょう。有名ビルの中の会場や都心部の会場、新しい施設などは特に早くから予約が埋まりやすいので注意が必要です。

キャンセル料についての確認

予約のシステムは会場によって異なりますが、一般的には空き状況などを確認して「仮予約」をし、一定期間内(数日のことが多い)に利用料金の全額、または一部を支払い「本予約」となる場合が多いようです。
予約後にキャンセルすると「キャンセル料」が発生するのも一般的。キャンセル料は期日が近づくほど高くなっていくよう設定されているケースが多く、その日数や金額は会場ごとに異なります。会場を仮予約・または本予約する際、キャンセルの可能がある場合は事前にキャンセル料についても確認しておいた方が良いでしょう。
また、万一キャンセルしなくてはならない事態に陥った場合には、一日でも早くキャンセルを伝えた方が出費を抑えることができます。

持ち込み機材との相性確認

最近では、発表やプレゼンテーションのスライドは、PCに接続したプロジェクターを使って投影するのが一般的です。
全ての機材を持ち込む場合には問題ありませんが、プロジェクターだけを借りるような場合は、機材同士の相性も確認しておくことが必要です。
会場によっては機材が更新されていないこともあり、最新式のPCなどを持ち込むと対応しないケースもあります。
当日になってあわてないよう事前確認を行い、足りない機材を調達してもらえるのか、自社で持ち込んだ方がいいのかなどを打ち合わせておきましょう。

機材・設備のサポート体制

新しいIT環境やテレビ電話会議システムなどを導入している施設の場合は、当日のサポート体制について必ず確認するようにしましょう。
ちょっとしたトラブルや操作ミスでも、不慣れな自社の社員だけではすぐには対応できない場合があります。当日の運営をスムーズに行うためにも、事前確認をきちんと行い、会議やイベントの貴重な時間を機材トラブルなどで空費しないようにしましょう。

合わせて知っておきたいお得情報

割引料金の上手な利用法

貸会議室の利用自体は決して難しいものではありません。しかし、ちょっとしたコツを掴んでおくと、より便利に使える部分もあります。その一つが割引制度です。
具体的に個別に事業者が設定しているので、使いたいと思った施設が必ず割引制度を用意しているとは限りませんが、顧客満足度を高めるための施策として導入しているケースは多いので、問い合わせの際には必ず確認するようにしましょう。

※繁忙期や土曜・日曜・祝日、夜間などについては割増料金が設定されている場合もあるので、
 見積もりの段階では注意が必要です。

アウトソーシンングサービスとしての利用

多くの貸会議室がテーブルや椅子のレイアウト、必要な機材などについてアドバイスを行なっています。会議やイベントを行うのが初めてという場合には、まず貸会議室の担当者に相談して見るのが良いでしょう。多くの事例をノウハウとしても持っているので、見落としがちな準備などについても教えてもらえるはずです。
また、会場によっては会場設営や受付、飲食の用意などをアウトソーシングすることができる会場もあります。当日の運営を考慮して、アウトソーシングサービスの有無を会場選びのポイントとするのも良いでしょう。

まとめ

貸会議室も、規模や運営事業者によって、料金やサービスに違いがあることがわかりました。適切な価格に費用を抑えつつ、来場者の満足度や印象を最大限良くしていくためには、会場はもちろん、当日の運用までを考慮した会場選びが大切。
これから貸会議室を予約してイベントを運営しようと考えている皆さんは、ぜひ今回ご紹介したポイントにも注意しながら、各会場を比較検討してみてください。

一覧

こちらの記事もおすすめです

料金・設備備品

ケータリング

ご利用の流れ

お問い合わせ