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セミナーやイベントの出席率を高める、たった1つの工夫

申し込み時点では満員だったのに、いざ当日になると欠席者が予想以上に多かった…という経験はないでしょうか。セミナー・イベント主催者が特に意識していることのひとつが、当日の出席率。自社商品・サービスの紹介やノウハウの提供など目的はさまざまだと思いますが、せっかくのイベントですから、少しでも多くの人に集まってもらいたいですよね。
当日の出席率は、イベント開催前にある作業を行うことで変わります。その作業とは、リマインド。そこで今回は、セミナーやイベントの出席率を高めるリマインド方法を紹介します。

出席率を高めるためのリマインド方法

1.メール

もっとも簡単なリマインド方法は、メールです。ホームページやイベントサイトなどWeb上で申し込みを受け付ける場合は、参加者の氏名とメールアドレスを取得しているはず。その情報を有効活用して、リマインドメールを送ります。
宛先をBccに設定して一斉送信しても構いませんが、手作業の場合はミスが起きやすく時間も取られます。そのため、できればメルマガ配信システムの利用がおすすめ。システムを使えば予約配信も容易になるので、効率的に出席率を高めることが可能です。
ただし、1回の配信では見逃される確率が高いため、数回に分けての配信が必須。開催日5日前、3日前、前日と3回程度を目安に配信しましょう。

2.スマホアプリ

セミナーやイベントの集客にアプリを利用すると、リマインドも簡単に行えます。アプリでプッシュ通知やメール配信の設定を行えば、自動でリマインドを行ってくれます。
Peatix (ピーティックス)やEventRegist(イベントレジスト)などさまざまなアプリがありますが、当日の受付や参加者管理など、リマインド以外にも多彩な機能がある点が特徴。参加者が使いやすいと評価するアプリの場合は、集客にも期待が持てるでしょう。利用範囲によって料金が発生する場合もあるので、主催するイベントやセミナーと相性が良く、運用しやすいアプリを選んでみてはいかがでしょうか。
他には、LINEなどのメッセージアプリも連絡手段としては便利です。しかし、セミナーに参加する前に友達登録をしてもらうのは、なかなかハードルの高い行為。リマインド用としては不向きかもしれません。

3.SMS(ショートメッセージサービス)

申し込みの際に電話番号を取得している場合は、SMSを送ることができます。電話の場合はタイミングよく出られないケースが多く、知らない番号からの電話には出ないという人もいますが、SMSであれば要件を伝えることができます。
またメールよりも開封の確率も高いといえるでしょう。SMSでのリマインドもメールと同じく、手作業ではなく専用システムの利用がおすすめ。インターネットを検索すれば、「SMS送信サービス」の情報が多数ヒットします。

4.電話

リマインドには、電話で直接伝えるという方法もあります。ただし、電話がつながらないどころか、留守番電話にさえならないケースも十分に考えられます。参加者数が多い場合には、電話をかけるためのリソースを確保する必要もあり、決して効率的とはいえないかもしれません。
また電話でリマインドをする場合は、申し込み時に電話番号の取得が必須ですが、これついてはさまざまな議論があるとのこと。EFO(エントリーフォーム最適化)の観点からみれば、入力項目を減らす(=電話番号は入力しない)ことが優先されますが、意欲の高い参加者(=電話番号の入力程度で離脱しない人)を募る場合にはあえて項目を設定するという方法もあるようです。電話によるリマインド効果は、イベント内容や参加者の属性によっても大きく変わるため優先順位としては高くありませんが、手間やコストがかからない範囲で自社のイベントとの相性を確かめてから判断しても良いのではないでしょうか。

まとめ

一般に、イベントやセミナー出席率は無料よりも有料のほうが高くなるといわれています。無料セミナーはお金もかからず気軽に参加できる分、キャンセルにも抵抗がないからです。言い換えると、無料セミナーには「キャンセルしたくない」と思わせるくらいの魅力作りが不可欠だということ。魅力的な企画をしっかりと練ったうえでリマインドを着実に実施し、出席率アップを目指してください。

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