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来場者満足度にも影響する、最適なイベント運営スタッフの配置とは

貸し会議室などを借り、外部のお客様を来場者としてお迎えするようなイベントを開催する際、皆さんはどのような準備をされているでしょうか?会場選びや予約、講演者のアテンド、集客などを一番に連想する方も多いと思います。もちろんこうした事前準備は重要ですが、事前準備と同じくらいイベントの質に影響するのが、当日のオペレーションなのです。
今回は、実は重要な当日のオペレーションとスタッフの配置についてお話しします。

イベントの運営におけるスタッフの役割

例えば、外部から来場者をお招きするのであれば、受付のスタッフが必要になります。長時間のセミナーや休憩を挟むイベントであれば、お手洗いや喫煙所、出口などをご案内するスタッフも必要になります。
1つのイベントを運営する際には、どんなスタッフが必要なのでしょうか?ここでは、イベントを運営する際に配置しておきたいスタッフとその役割についてご紹介します。

1. 受付スタッフ

受付スタッフの仕事は、その名の通り来場者を入り口でお迎えし“受付”を行います。具体的な仕事の内容・必要なスタッフの数は、受付の方法によって異なります。

例えば、次の2つのようなパターンが考えられます。
a)エントリー完了がわかるスマホ画面やプリントを見せてもらい入場をチェックするだけ
b)名刺を受け取り、名簿をチェックして資料を渡す
受付の業務は、事前のエントリー方式や配布物の有無などにより変わりますので、まずは当日に必要な受付業務の内容を明確にしましょう。

業務が明確になった後は、受付スタッフに必要な人数のシミュレーションです。業務シミュレーションをし、参加者1人に必要な受付時間が30秒だったとします。セミナー参加者を50人で設定すると、受付に必要な時間は単純計算で
「 30秒×50人=1500秒=25分 」
となります。
しかし、当日の受付時間を30分設けていれば1人で対応できるというワケではありません。実際のセミナーでは、来場者が順番に受付に来てくれるわけではありません。ほとんどの場合が、開演の少し前に会場に来て受付を済ませようとします。さらに、イレギュラーな質問など1人の来場者への想定外の対応が必要になると、スタッフ1名では受付を行うことができず、列が止まってしまします。
受付スタッフの人数を決める際には、来場者数の多くが同じ時間帯に来ることを想定し、受付待ちの人数を1列何人くらいまでにし、最大何列まで可能にするかを考えると良いでしょう。
会場設営と兼務のスタッフを作るなど、受付に来ている来場者の数に合わせて柔軟に対応できる体制を想定しておけば、効率的な人員の配置ができます。

2. 会場設営スタッフ

設備の確認や準備、座席の配置などを行うのが会場設営スタッフです。来場者の入退場をはじめ、講師の登壇・退場の導線などもセミナーの予定表を確認しながら調整していきます。
座席に資料を置いたり、プロジェクターやPCの配置・配線、照明・音響設備の事前確認も、会場設営スタッフの仕事となります。貸し会議室など会場によっては、専任のスタッフがいる場合もあるので、事前に確認するようにしましょう。

また、会場設営は受付開始前に完了しておく必要があるため、受付スタッフや会場案内スタッフと兼務することも可能です。各スタッフの役割分担は、タイムスケジュールなどを作り全体で共有するようにしておくと、当日の混乱もなく全体をスムーズに進行することができます。

3. 会場案内スタッフ

当日の会場スタッフは、受付を済ませた来場者の誘導などを担当します。また、来場者からの質問への対応、お手洗いや出口への案内なども業務の一環となります。大規模な施設や来場者数が多い時は必須のスタッフですが、比較的小規模なイベントの場合は、張り紙などで対応しても良いでしょう。

4. 考慮しておいた方が良いその他のスタッフ

イベントによっては、ビデオや写真の撮影、音楽などの音響操作が必要な場合があります。こうしたスタッフはイベント開催中に業務を行うため、他の業務との兼任が原則できません。もし、配置が必要な際は専任スタッフを決めておくようにしましょう。
会場によっては専任スタッフが常駐している場合もあるので、事前に確認をしておくようにしましょう。仮に、会場に担当者がいる場合も、指示や確認が必要となるため担当者を決めておくことをお勧めします。

スタッフの人数を決めるときの注意点

イベントを行う上で、スタッフの人数は非常に重要です。スタッフが少ないと「質問ができない」「何か不具合があった際にも対応してもらえない」などの問題が起こります。反対に、スタッフが多すぎても、会場が混み合う原因になってしまったり参加者に威圧感を与えてしまうことになります。
内容にもよりますが、当日の運営スタッフが来場者の15〜20%程度を目安にすると良いでしょう。来場者50人くらいのセミナーであれば、8〜10名ということになります。

まとめ

来場者のイベントへの満足度は、内容の充実はもちろんですが、当日の“体験”にも多分に左右されるものです。「受付がスムーズでストレスなく入場できた」「質問をした時の対応が親切だった」など、ちょっとした対応の違いでも、満足度は上がっていきます。
適切な人数のスタッフを用意し円滑な運営を行うことが、セミナー成功のためには不可欠な要素となります。
各スタッフの役割を明確にして、事前の情報共有やシミュレーションも行いながら、万全の準備をしていきましょう。

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