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1回のイベントで費用はいくらかかるの?予算に関する情報まとめ

新商品のお披露目を行う、セミナーを開催する、勉強会を行うなどなど、貸し会議室を使用するにも様々な目的があります。そして、貸し会議室を利用したイベントを開催する際、企画者が必ず考えなければならないのが「費用」。特に、規模の大きなイベントを開催する場合は、費用の試算にも注意が必要です。思わぬところに費用が掛かり当初予定していた予算をオーバーしてしまった。なんて話もよく耳にします。
そこで今回は、イベント主催者の方に向け「1回のイベントに掛かる費用」についてご紹介します。

集客のための広告費

イベントの規模や企画よって内容や手段は変わってきますが、外部からの集客を必要とするイベントであれば広告費が必要になります。一口に集客と言ってもその方法は様々。雑誌広告や交通広告、リスティングなどのネット広告、SNSなどは比較的一般的な内容と言えるでしょう。
広告は「雑誌広告+交通広告+リスティング」のように複数の組み合わせで展開することが多く、それなりの予算を確保する必要があります。また、広告を展開すれば目標人員が集まるという保証もないため、「追加の広告施策」もある程度視野に入れて予算を計画することをお勧めします。

広告費として考えられる項目例

・各種媒体(ネット広告を含む)への広告出稿費
・プレスリリース作成及び配信費
・DM(ダイレクトメール)、DH(ダイレクトハンド)作成費
・プレスリリースやDMの通信費 ほか

イベントを企画しても、当日の会場がガラガラでは意味がありません。集客の計画は、イベントの内容と予算に合わせてじっくり練るようにしましょう。

セミナー会場になるレンタルホール、貸し会議室の費用

イベントの企画や集客と合わせて、まず最初に考えるのが“会場”についてだと思います。
例え企画がまとまっても、開催する場所がなければ当然イベントは開催できません。企画に合わせた会場を選び、早めに“仮予約”などの対応をしておきましょう。
会場の単価は、部屋の大きさ(定員数)に比例します。当日の参加人数を想定し適切な貸し会議室を選ぶと余計な費用が掛からずお得です。また、イベント企画や集客目標の設定をする場合は、中途半端な人数目標の設定は避けた方がと良いでしょう。中途半端な人数に目標を設定してしまうと、適当な会場が見つからずに必要以上に高いレンタル費を払わなければならなくなる可能性があります。
会場によっては、マイクやプロジェクターなどの他にも什器のレンタル費用が必要な場合もあるので注意しましょう。

会場費に含まれる費用例

・セミナー会場および準備室(控室)のレンタル費
・プロジェクター、PA(音響)装置などオプション料金
・看板や案内看板の製作費 ほか

イベントによって必要な装置なども変わってくるため、事前に予算を確保する際はイベント内容に合わせて必要なオプションも考慮した計画を立てると良いでしょう。会場やオプションの費用はUDX(http://udx-s.jp/charge/)などのサイトで確認することができます。

細かい項目の合算で意外と掛かる人件費

人件費というと、まず最初にイメージするのが当日の現場スタッフだと思います。もちろん、スタッフの手当は人件費の大部分を占める重要な項目。現場のオペレーションも考えながら人数を必要最低限に抑えたとしても、予想以上に費用がかかってしまうのも、このスタッフの手当であることが多いようです。
外部の講師を依頼する場合は講演料がかかりますし、講師を含めた当日の稼働人数が増えたら食事(お弁当)代だけでも数十万円規模になることもあります。その他、当日の会場設営や交通費など諸々の費用の合計が、人件費としてまとめられます。

人件費に含まれる費用例

・外部講師への講演料
・当日のスタッフ日当
・事務局スタッフ人件費
・会計管理スタッフ人件費
・(建て込みがある場合)大道具スタッフ人件費
・会場までの交通費(講師、スタッフ) ほか

スタッフの配置などを考え稼働する人員をどこまで圧縮できるかは事務局の腕次第。一方で、必要な経費を細かく確認しながら一つひとつを圧縮していくのも事務局の役割。時には大胆に、時には細かく。両方の視点を持って人件費は考えるようにすると良いでしょう。

イベントに掛かるその他の費用

広告費、会場費、人件費がイベント開催における費用の大部分を占める項目となりますが、他にもイベント開催には様々な費用が必要となります。例えば、イベントの様子を後日ホームページなどで紹介するための撮影、当日会場で配布するノベルティの準備などです。
他にも会場設営に使うガムテープなどの文具代や会場で配布する資料のコピー・印刷代など思わぬところで費用がかさむこともあります。

イベントなどで発生することの多い費用例

・セミナーの撮影や録音費用
・懇親会の会場費と飲食費
・MVやパワーポイントなどセミナーで使用する資料作成費
・問い合わせ事務費(コールセンターを含む)
・サンプルやお土産代
・物品の搬送費 など

当日発生するかもしれない追加費用を事前に想定し備えておくことで、余計な支出は抑えることもできます。必要最低限の費用でイベントを運営し成功させるのも、事務局の重要なミッションとなります。事務局としてイベントを運営する際は、当日のオペレーションをシミュレーションしながら費用を細かく洗い出しておくと良いでしょう。

まとめ

今回は、イベントの開催について必要となる費用についてまとめさせていただきました。講師や会場費用をある程度イメージしながらイベントの企画をスタートする方も多いと思いますが、実際はもっと細かなコストの積み上げで全体の費用が決定します。
ざっくりとしたイメージで収支を計画すると、具体的な設計の段階で大幅な計画の見直しが必要なる場合もあります。イベントを企画する際は、予め費用が発生するポイントをイメージし具体的な計画から入ることをお勧めします。今回ご紹介させていただいた、必要となる費用に関する項目などを参考にしながら、スムーズなイベントの計画をしてください。

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