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トラブルを予防し満足度の高いセミナーを!主催者が注意したい6つのポイント

セミナー内容の企画、会場の予約、登壇者との打ち合わせ、リハーサル、当日配布の資料の作成…、etc。1つのセミナーを企画し開催するまでには、多くの時間を掛けて様々なプロセスを踏まなければなりません。そして、全ての苦労が報われる瞬間こそ、セミナー当日であり、満足して帰る来場者の顔を見た時だと思います。
しかし、全ての準備が終わったからといって安心してはいけません。セミナー当日の受付から終了までにも、来場者が不満を感じる様々なポイントが潜んでいます。
事前の準備を無駄にしないために。そして満足度の高いセミナーを開催するために。今回は、セミナー当日に来場者が不満を感じやすいポイントをご紹介します。

1. タイムスケジュール

属性に関係なく、全ての来場者は貴重な時間を割いてセミナーに参加しています。セミナーによっては参加費を払っている場合もあるかもしれません。「無駄」と捉えられてしまう時間が長ければ長いほど、内容が良くても満足度が低くなってしまうのは、当然のことと言えるでしょう。
特に参加者が不満を感じやすいのが「受付」。この段階で「待たされた」というネガティブな印象を持たれてしまうと、肝心のセミナーに身が入らない可能性も出てきます。さらに、受付の遅れが全体の進行に影響し、来場者全員に不快な思いをさせてしまったという失敗例も少なくありません。
こうしたトラブルを予防するためにも、事前の準備はしっかり行いましょう。

■ 列ができた場合の整理方法
■ イレギュラーな質問を受けた場合のシミュレーション
■ 領収書を求められた時の準備

上の3つが、受付をスムーズに行うために最低限準備しておきたいのポイントになります。
さらに上記以外にも、当日の飛び入り参加希望者や代理で出席する方への対処について想定しておくと、スムーズな受付を行うことができます。

2. セミナー当日の会場準備

多くの方が来場するセミナーでは様々な想定外も発生しますので、事前にイレギュラーを想定し対策しておくことが大切です。当日の会場設備について、クレーム・トラブルが起こりやすい3つのポイントをご紹介しましょう。

アクセス

会場の場所がわかりにくく最寄り駅から会場まで歩き回ることになると、多くの方が気分を害しセミナーへのモチベーションは下がってしまいます。さらに、会場までの道のりで迷っい到着が遅れた参加者が増えると、「受付の時間が伸びる」「セミナー途中での入場者が増えて落ち着かない」などの弊害も。最寄り駅から会場までの地図は、なるべくわかりやすいものを用意しましょう。
また、会場によっては建物の入り口から会場までの経路にも配慮が必要です。わかりにくい場合には、随所に道順を示すなどの対策をすると良いでしょう。

座席

飛び入りの参加や参加者が同伴者を伴って来場してしまったなど、想定よりも参加者が増えてしまうケースが稀にあります。
座席が足りなくなると「立ち見」や「簡易座席」などで対応することになりますが、来場のタイミングなどによっては、予定通り参加している方がイレギュラー対応の対象になってしまうことも。当然のことですが、そうした状況では満足度は下がってしまいますし、最悪の場合、キャンセル・返金などという問題にもなりかねませんので注意が必要です。
また、席と席の間隔が狭いと休憩のたびに不便を感じますし、隣の人と腕や足がぶつかるなどの理由からクレームへと発展してしまうこともあります。
座席は余裕を持った数を用意し、一人当たりの空間も考えた配置を行うようにしましょう。

会場設備

「マイクの音が小さすぎて声が聞き取りにくい」「プロジェクターの文字が小さくて読めない」などの状況も、参加者の満足度を下げる要因となります。また、開始直前にPCとプロジェクターが繋がらず、対応のために参加者を待たせるという光景も良く目にします。
こうしたトラブルを避けるためにも、事前に会場設備を確認しておくことが大切です。会場の下見をした際などには、必ず各設備のチェックをしましょう。
事前の確認を十分に行っても、当日に不具合が起こってしまうことはあります。万が一の場合に備えて、予備のPCや機器、講演資料のバックアップなども用意しておくと良いでしょう。

セミナーの内容

参加者の一番の目的は、事前に告知されていた興味のある話を聞き情報を収集すること。内容に関する不満は、セミナーにとっては致命的とも言えるでしょう。
セミナーの質を上げるためには何を注意しておけば良いか。2つのポイントからお話しします。

参加者の人数

ワークショップ型のセミナーの場合はもちろん、講師の話を聞くスタイルのセミナーでも、参加者の少なさがクレームの要因となってしまうケースがあります。当日のキャンセルをある程度想定し、予め多めの集客を行うと良いでしょう。
また、ドタキャンを予防するためにも、リマインドメールを定期的に配信するなどの対策は必要。事前の参加確認を行うのも効果的です。万が一想定以上のキャンセルがあった場合にも、事前に参加確認をしていれば、主催者側からの招待者で人数の調整を行うことが可能になります。キャンセルはあるものとして、予め対策を講じるようにしましょう。

内容

セミナーを企画・運営していると「内容が思ったものと違った」などのクレームが来てしまうこともあります。予防策としては、登壇者との事前打ち合わせを通じて告知内容との齟齬がないかを確認し、必要に応じて軌道修正をお願いします。それでもクレームが来てしまった際は、今後のためにも内容を見直すようにしましょう。話し方や資料の内容などの改善点が明確になれば、同様のクレームをなくすことができます。
判断はクレームの内容・量にもよりますが、追加セミナーの開催やメールマガジンで内容を捕捉するなどのフォローを検討してみるのも良いでしょう。

まとめ

セミナーは企画し当日を迎えれば終わりというわけにはいきません。目的は、会場に足を運んでもらい必要な情報を持ち帰ってもらうこと。そして、参加者満足度の高いセミナーを開催して次のビジネスに繋げること。この2つが揃って、初めてセミナーは成功と言えます。対策が必要なポイントを押さえ、きちんと準備をすることで参加者満足度の高いセミナーの開催を目指してください。

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