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会議室の選び方。集客にも影響する立地について。

「会議室を選ぶ際のポイントは?」と聞かれると、会議室の広さや建物・部屋の雰囲気、費用、そして場所を挙げる方も多いのではないでしょうか?
会場の広さは収容人数。
雰囲気は建物の外観と内装。
費用は設備に対するコスパ。
では、場所は?
今回は、会議室を選ぶ際にぜひ注目していただきたい「立地」についてご紹介します。

会議室を選ぶ際の「場所」の考え方

先ほどの質問の回答としては駅や住所(アクセス)などになるのでしょうか?一口に場所といってもその定義は様々。しかも場所や立地は思いのほか集客にも影響します。会議室選びのポイントとして注目したい場所や立地の考え方をまとめます。

行きやすいか?テーマと合っているかに注目する最寄駅選び

会議室選びのポイントを「駅」として考えると、やはり基準は乗り入れる路線の数になるのではないでしょうか。ターミナル駅などは乗り入れる路線が多い分、多方面から行きやすいというメリットがあります。平日夕方に集客したい場合、仕事を早めに切り上げる方や会社帰りの参加者がメインターゲットとなります。「職場から遠い、行きにくい」は参加を保留、または不参加を決定するには十分な理由となるのです。快速が止まるというのも一つのポイントと言えるでしょう。
また、駅名から連想されるイメージにも気を配ると良いでしょう。ビジネスをイメージする駅名、飲み屋をイメージする駅名などなど、駅周辺の雰囲気なども含め駅にはなんとなく共通のイメージがあるようです。イベントのテーマに合った駅を選ぶことも会議室選びのポイントになります。

駅からの距離、分かりやすさが重要な立地の考え方

立地という視点では、駅からのアクセスを気にします。まずポイントになるのが距離。駅から徒歩何分の位置にあるかもしっかり確認しましょう。駅からの距離が遠いだけで、参加を敬遠される方もいらっしゃいます。さらに、土地勘がなくても迷わず行ける場所にあるということも重要です。距離が遠くなるということは、その分道に迷う可能性も高くなるということ。参加者への負担も軽くなるため、なるべく駅に近くわかりやすい場所にある会議室を選ぶようにしましょう。
止むを得ず駅から遠い会議室を借りる場合は、道順がなるべくシンプルな場所を選び、アクセスマップなどを用意すると親切です。規模の大きいイベントなどでは、駐車場の状況や最寄駅から現地までの案内看板を出すことができるかも確認しておきましょう。

会議室の近くにコンビニエンスストアや飲食店があるか

近くにコンビニエンスストアや飲食店があるということは、来場者への配慮という側面はもちろんですが、セミナーで登壇する方や主催者側にもメリットがあります。
例えば登壇者が出番の前後に飲食をする際、あまり移動を必要としない場所に飲食店があるとオススメもしやすくなります。主催者側が一通りの準備を終えてから開場までの時間で休憩を取るにも、飲食店が1店舗でもあると便利です。
また、想定していなかった備品が急遽必要になった場合などに欲しくなるのがコンビニエンスストアです。コンビニエンスストアがすぐに行ける距離にあると、急に必要になったモノがあっても慌てずに対応することができます。ボールペンやゴミ袋、ティッシュなど、「想定していなかったけど必要だった」という備品は出てくるものです。スムーズな運営をするためにも、コンビニエンスストアや備品を補充するための買い物ができる店舗の有無は確認しておくと良いでしょう。

事前に一度行ってみる

もし会場決定までに時間の余裕があるのであれば、一度現地に行ってみるのも良いでしょう。駅からの距離や道の分かりやすさは、資料だけではなかなか判断しにくいものです。事前に足を運んでおけばスムーズに行ける場所なのかを確認することもできますし、当日、道に迷った方から電話などがあった際にも道を説明をすることができます。会場を直接見ることで、写真とは違った雰囲気を把握することもできるため一石二鳥です。
Google mapのストリートビューでも道順や周辺の雰囲気は確認はできますが、やはり確実なのは自分の足で歩いてみること。これから会議室を借りるという方は、ぜひ一度試してみてください。

まとめ

おそらくこの記事を読んでいただいている方も、セミナーへの参加を検討する際には、テーマと合わせて時間や場所を必ず確認されていると思います。
アクセスはテーマと並んで集客にも影響する重要なポイントの一つと言えます。会議室を選ぶ際には、最寄駅だけではなく、駅からの距離や周辺の施設などにも注目すると良いでしょう。

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