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セミナー会場での備品レンタルの注意点まとめ

スクリーンやプロジェクター、マイクや机、椅子など、セミナーを開催するためには様々な機材が必要になります。ホームページで貸出可能な備品をチェックするだけでは、残念ながら準備不足。セミナーを成功させるためには、事前に必要な備品を用意し動作チェクをするなど、準備を抜かりなく行わなければなりません。きちんと確認しておかないと、思わぬトラブルに見舞われてしまします。そこで今回は、会場で備品レンタルを利用する際の注意点や、事前準備についてご紹介します。

主なレンタル備品

資料とホワイトボードのみで説明をおこなうようなセミナーは、最近では少ないと思います。内容の理解を深めるためにも、スクリーンに資料を映し出したり、映像を準備したりする事が当たり前のようになっていますよね。
スクリーンやプロジェクターが用意されている会議室も多くなっていますが、さらに最近では、事前準備から当日までサポートしてくれる専任コンシェルジュがついてくれる会議室や、同時通訳システムを兼ね備えた会議室もあるようです。
とは言え、専任コンシェルジュなどはごく一部で提供されているサービスですので、ここでは一般的に会場でレンタルできる備品をご紹介していきましょう。詳細は会場により異なりますので、実際に使用する場合は事前に問い合わせることをお勧めします。

【主な貸し出し備品】

「テーブル」
「スクリーン」
「プロジェクター」
「マイク」
「ホワイトボード」
「演台」
「アンプ」
「ミキサー」
「映像モニター」等

どんなセミナーにしたいか、計画を立てて事前に必要資料や機材をリストアップしましょう。

備品を使用するときの注意

事前確認が大切

備品を使用する際は、会場の使用料とは別に備品の使用料を払うことになりますので、予め料金の確認をしておくと良いでしょう。追加料金の対象も、会場によって異なるので確認は必須です。
備品の使用料を含めても予算内であれば、すべての備品を会場で借りることをお勧めします。もし予算が足りない場合は、持っているものを持参する形になります。持ち込む備品がある場合は、持ち込みの可否を会場に問い合わせましょう。その際、機材によっては使用できない機材もありますので、品番やメーカー名、さらに使用方法なども伝え、確認をしてください。
当日使えなかった、なんてことが起こらぬよう事前確認は大切です。

特にプロジェクターには注意!

セミナーでプロジェクターが使えないとなると、全体の進行にもプログラムにも大きく影響してしまいます。
PCやケーブルの規格との相性が合わず、映像が映し出されなかったりしてしまうと、短時間で解決するのは難しいかもしれません。貸し会議室トラブルのあるあるとしても事例が多い機材ですので、プロジェクターのチェックは特に注意しておこなった方が良いでしょう。
事前に確認を行っていても、当日に突然使えなくなるなんてこともありますので、使えなかった場合の代替案を用意しておくなどの保険をかけておくと安心です。

荷物受け取りサービス

会場の機材を使用せず自分で準備する場合、持ち運びが大変なので会場まで事前に送っておくという手段があります。
一見便利そうで使いたくなってしまう手段ではありますが、こちらも注意が必要。
“余裕をもって送ったはずなのに当日届いていない”“機材が壊れてしまっている”などあってはならないトラブルに巻き込まれてしまうこともあります。
事前に会場に確認の上、確実に前日までに届くよう配送手配をするか、配送状況を随時確認するとよいでしょう。
不測の事態に備えて、機材が届かなかった場合にもセミナーが開催できるようバックアップデータを用意しておいたり、セミナーを機材なしでもスムーズに進められるよう内容をしっかり把握しておく必要があります。

貸し会議室を借りる際のチェック項目

貸し会議室を借りる際は、最低限下記のリストはチェックするようにしましょう。

□利用時間
□机のレイアウト
□定員数にあった会場であるか
□駅からのアクセス
□料金は予算内であるか
□レンタル備品
□(機材持ち込みの場合)持ち込み可であるか
□キャンセル料
□損害補償

まとめ

セミナー会場でのトラブルを避けるために、予約前に一度会場に足を運んで自分の目で会場の状態や機材の情報を確かめると良いでしょう。ホームページの情報だけでは不十分なことが多くあります。
ご紹介したトラブルの他にも、会場の情報が古いままホームページが更新されていない可能性もありますので、思っていた広さや配置と異なっていたり、貸出機材の品番が古いといったトラブルも起こりえます。
会場の様子が確認できるコンテンツが用意されていたり、荷物受け取りサービスの予約ができたりと、事前準備のほとんどはネットで行うことができますが、やはり大切なセミナーを成功させるためには人任せにせず自分で確認する、自分で責任を持つことが大変重要です。
しっかり確認と準備をして、セミナーを成功させましょう。

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