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もう会場に困らない。希望の貸し会議室を予約するコツ。

貸し会議室やレンタルスペースの予約がいっぱいで、利用したい会場を押さえることができなかった。イベントやセミナーを開催するにあたり、そんな経験はありませんか?
大人数を収容できる会場には限りがありますし、立地や備品などの条件も加えていくと選択肢はどんどん狭くなります。それでも、希望する会議室をなんとか押さえたい。そんな方に、今回は上手に会議室を予約する方法をお伝えします!

会議室が予約しにくい時期はあるのか?

規模や金額、立地など様々な側面で条件の良い会議室は、当然ですが人気が高く競合が多くなります。競合を避けて(競合に先駆けて)希望の会場を確保するために、まずは会場を取りやすい時期/取りにくい時期を把握し対策するようにしましょう。
会場確保の難易度が上がる時期を把握しておけば、いつから予約など具体的な準備を進めれば良いかの計画も立てやすくなりますよね。

社内行事での利用のピーク

一般的に、貸し会議室やレンタルスペース事業者の繁忙期は4月〜6月と言われています。
特に4月は新年度の始まりということで、キックオフイベントを企画する企業も多いようです。また、新人研修などでの利用ニーズも高く、複数の利用目的が重なる時期でもあるため、会議室の予約が難しくなります。会場によっては1年先まで予約を受け付けているところもあるので、繁忙期にホールや会議室などを使用する際には、できるだけ早めに予約を入れておくと安心です。

社外向けのマーケティングイベントが増える時期

貸し会議室やレンタルスペースの利用目的の一つとして、社外からお客様を招き開催するセミナーがあります。こちらも予約の競合となりますので、セミナーイベントの開催が増える時期についても調べてみました。
企業が主催するイベントには、1・2ヶ月に1回の頻度で定期的に開催されるイベントもあれば、半期・1年に1回開催される大型イベントなどがあります。
短期間での定期開催を継続的に行なっているイベントの多くは、小規模会議室+曜日固定+通年での開催が多いようです。
一方で、半期・1年に1回開催されるイベントなどは、6月〜7月、10月〜11月に開催される傾向があります。年度が始まり体制整備なども落ち着いた6月〜7月は、下期に向けた施策の実行を始める企業が多く、外向けに情報提供を行いたいというマーケティング的な意図が伺えます。同様に10月〜11月は次年度に向けた戦略を検討するタイミングと言えます。

会議室・レンタルスペースの繁忙期カレンダー

社内向け行事・社外向けのイベントのスケジュールから会議室・レンタルスペースの繁忙期をまとめると次のようになります。
年度始めと下半期のスタート時期にピークがあり、年末年始や大型連休には利用者が少ないようです。繁忙期にイベントの開催を企画する際には、早めに会場の予約をするようにしましょう。

予約をする際の注意点

多くのレンタルスペースでは会場を予約する際に、仮予約が可能になっています。会場により期間は異なりますが、検討期間として1週間程度を設定しるところが多いようです。用途に最もあった会場を押さえるためにも、複数の会場を仮予約しておいて、様々な視点で比較検討すると良いでしょう。
また、数ヶ月前から会場を予約しているユーザーも多いため、何らかの事情でキャンセルが出る場合もあります。1度確認して諦める前に、期間をあけて何度か空きをチェックするのも良いでしょう。

繁忙期に希望通りの会場を予約するには、やはり早めの対応が一番です。ただし、忘れてはならないのがキャンセルのリスク。詳細を詰めていく段階での計画変更はよく聞く話です。万が一の予定変更に備え、キャンセルの規定は必ず確認しておきましょう。

まとめ

社内行事などにより4月〜6月が貸し会議室・レンタルスペースの繁忙期であることはイメージ通りだったという方も多いと思います。しかし、普段参加しているセミナーにも開催時期に傾向があると予測されていた方は少ないのではないでしょうか?
会議室やレンタルスペースの予約を考えている方は、予約が集中する時期なども考慮しながら計画を立ててみると良いでしょう。もし、イベントの開催を計画している日程が、貸し会議室・レンタルスペース事業者の繁忙期と重なる場合は、予約可能なタイミングを確認し、早めに会場を押さえるよう対策してみてください。

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