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イベント主催者から参加希望者にお送りするメールまとめ(例文付き)

セミナーや勉強会・講演会の企画に際して、参加者を一般公募する際に必要になるのがメールでのコミュニケーションです。基本的な内容・種類は「お申し込みのお礼」「開催日のリマインド」「抽選の場合の結果のご報告」など。
事務的な報告として定型文を利用するのが一般的ですが、お申し込みからセミナー当日に至るまで数回の配信が必要となり、各メールに必要な情報をきちんと書くことがセミナーを円滑に運営するためには重要です。今回は、セミナー開催に必要な、メールについてご紹介します。例文のご紹介もいたしますので、ぜひ今後の参考にしてください。

申し込みの受付メール:メールの趣旨をわかりやすくする

ホームページで告知をし専用のフォームからエントリーいただく場合、多くが自動でお礼のメールが送られるよう設定していると思います。この自動返信メールにも、伝えるべき情報をしっかり記載するよう注意をしましょう。送られてきたメールの内容が「お申し込みありがとうございました」だけでは、申し込みの受付が済んだだけなのか受講も可能なのかがわかりません。エントリー後のステータスや次のアクションがわかる内容は必ず明記するようにしましょう。

例文:セミナー受付と受講票

(社名)
(氏名)様

この度は、〇〇セミナーにお申込みいただき、
誠にありがとうございます。


本メールは、お客様の申し込み受け付けと、受講票のご案内です。
当日ご来場の際は必ず、本受講票のプリントアウトと

名刺○枚をご持参の上、会場受付までお越しください。
ご来場、心よりお待ちしております。

************************************************
【受講票】
株式会社□□□□□□□□
○○ ○○様

『△△△△セミナー』
URL:http://www.XXXXXX.co.jp/****/(イベントの告知サイト)

■日時: 20XX年○月〇〇日(〇)00:00〜00:00(開場 00:00)
■会場: 〇〇〇〇〇〇〇〇ホール
東京都△△区〇〇 X-XX-XX(東京メトロ〇〇駅A0出口より徒歩○分)
http://www.XXXXXX.co.jp/****/


■主催: △△△△
■お問い合わせ: △△△△セミナー事務局
Tel: 03-XXXX-XXXX
e-mail:XXXXXX@XXXXX.co.jp

例文:セミナー受付

(社名)
(氏名)様

この度は、〇〇セミナーにお申込みいただき、
誠にありがとうございます。

本セミナーへのご参加は、抽選とさせていただいております。
抽選結果は、メールにて○月○○日(○)までにご連絡させていただきますので

今しばらくお待ちくださいますよう、宜しくお願い申し上げます。

*本メールは、受講票ではありませんので、ご注意ください

************************************************

■主催: △△△△
■
お問い合わせ: △△△△セミナー事務局
Tel: 03-XXXX-XXXX
e-mail:XXXXXX@XXXXX.co.jp


『△△△△セミナー』
URL:http://www.XXXXXX.co.jp/****/(イベントの告知サイト)

■日時: 20XX年○月〇〇日(〇)00:00〜00:00(開場 00:00)
■会場: 〇〇〇〇〇〇〇〇ホール
東京都△△区〇〇 X-XX-XX(東京メトロ〇〇駅A0出口より徒歩○分)
http://www.XXXXXX.co.jp/****/


抽選の結果:結果はわかりやすく端的に

セミナーへの参加が抽選の場合は、事前にお知らせしていた期日までに抽選結果をお知らせするメールを送らなければなりません。結果が当選でも落選でも、結果はわかりやすく端的に伝えると良いでしょう。それぞれのメールを作成・送信する際のポイントは下記を参考にしてください。

■当選のお知らせを送る際のポイント
当選の結果をご報告するのはもちろんですが、当日の出席率を上げるためにひと工夫すると良いでしょう。
例えば、倍率など。「人気のセミナーに当たった」「高い競争率の中から選ばれた」とプレミアム感を出すことでセミナーへのロイヤリティを上げ、当日のキャンセルを減らす効果があります。

■落選・お断りをお知らせするメールのポイント
多くの方が悩むのが「お断り」メールのようです。ネガティブな情報をお伝えするのはなかなか難しいものですが、理由を明確にし端的なメールを送るよう心がけましょう。
また、参加をお断りする事由の一つに、「競合からのお申し込み」というケースがあります。いわゆる“大人の事情”でお断りするため心苦しくはありますが、理由を明記して丁寧にお断りしましょう。競合もダメもとで申し込んでいるケースが多いため、理由を説明すればほぼ納得していただけます。

例文:当選のお知らせ

(社名)
(氏名)様

いつも大変お世話になっております。
△△△△セミナー事務局の〇〇と申します。

この度は、〇〇セミナーにお申込みいただき、
誠にありがとうございました。
おかげさまで大変多くのエントリーをいただき
今回は○○名の募集人数に対して約○倍の○○○名のお申込がございました。
厳正に抽選させていただいた結果、
ご当選されましたのでお知らせいたします。

セミナーの日程は以下のとおりです。

■ お申込み講座

『△△△△セミナー』
URL:http://www.XXXXXX.co.jp/****/(イベントの告知サイト)

■日時:20XX年○月〇〇日(〇)00:00〜00:00(開場 00:00)
■会場:〇〇〇〇〇〇〇〇ホール
東京都△△区〇〇 X-XX-XX(東京メトロ〇〇駅A0出口より徒歩○分)
http://www.XXXXXX.co.jp/****/
■当日お持ちいただくもの:受講票、筆記用具、名刺

当日お会いできるのを楽しみにしております。
なお、万一ご欠席になる場合は、事前にご一報いただければ幸いです。

************************************************

■主催: △△△△
■お問い合わせ: △△△△セミナー事務局

Tel: 03-XXXX-XXXX

e-mail:XXXXXX@XXXXX.co.jp

例文:抽選に外れたエントリーへのお断り

(社名)
(氏名)様

いつも大変お世話になっております。
△△△△セミナー事務局の〇〇と申します。

この度は、〇〇セミナーにお申込みいただき、
誠にありがとうございました。
今回のセミナーに際し抽選を行いましたところ、
受講のご希望に添いかねる結果となりました。
誠に申し訳ございませんが、折角のお申込みに対し、
お断りせざるを得ないこと、ご了承いただきたく存じます。

************************************************

■主催: △△△△
■お問い合わせ: △△△△セミナー事務局
Tel: 03-XXXX-XXXX
e-mail:XXXXXX@XXXXX.co.jp

例文:競合の参加をお断りするメール

(社名)
(氏名)様

いつも大変お世話になっております。
△△△△セミナー事務局の〇〇と申します。

この度は、〇〇セミナーにお申込みいただき、
誠にありがとうございました。
誠に恐れ入りますが、今回のセミナーにつきましては、
貴社は主催企業の競合となるため、
受講のご希望に添いかねます旨、ご了承いただきたく存じます。

************************************************

■主催: △△△△
■お問い合わせ: △△△△セミナー事務局
Tel: 03-XXXX-XXXX
e-mail:XXXXXX@XXXXX.co.jp

開催日前に配信するリマインドメール

当日の参加を促すために必要なのがリマインドメールとなります。申し込みから時間が空くとうっかりエントリーしていたいことを忘れてしまう方もいるため、当日の参加率を上げるためにも前日・前々日にはリマインドメールを必ず送りましょう。
リマインドメールの主な目的は、忘れずに参加してもらうために予定を確認してもらうことと、当日に迷わず会場にたどり着いてもらうための誘導となります。会場名や所在地、交通アクセス情報も忘れずに記載するようにしましょう。セミナーに参加する多くの方が一番最近届いたメールを確認して会場に向かう傾向があるため、開催時間や会場の記載は必須となります。

例文:リマインドメール

(社名)
(氏名)様

いつも大変お世話になっております。
△△△△セミナー事務局の〇〇と申します。

セミナー開催日が近づいて参りましたので、
確認のご連絡をさせて頂きました。

■ お申込み講座

『△△△△セミナー』
URL:http://www.XXXXXX.co.jp/****/(イベントの告知サイト)

■日時:20XX年○月〇〇日(〇)00:00〜00:00(開場 00:00)
■会場:〇〇〇〇〇〇〇〇ホール
東京都△△区〇〇 X-XX-XX(東京メトロ〇〇駅A0出口より徒歩○分)
http://www.XXXXXX.co.jp/****/
■当日お持ちいただくもの:受講票、筆記用具、名刺

開始間際は受付の混雑も予想されるため、
余裕を持ってお越しくださいますようお願いいたします。
なお、万一ご欠席になる場合は、事前にご一報いただければ幸いです。

************************************************

■主催: △△△△
■お問い合わせ: △△△△セミナー事務局

Tel: 03-XXXX-XXXX

e-mail:XXXXXX@XXXXX.co.jp

まとめ

セミナーや勉強会・講演会などのイベントは、参加予定者に当日確実に来場いただくことが前提となります。当日迷ってしまわないような事前の情報共有などは慎重に行うようにしましょう。
参加・お断りを明確に伝えることも、当日の混乱を避けるためには重要なポイント。
全ての参加希望者と会話を通じて説明することもできないため、きちんとしたメールを作成しコミュニケーションをとるようにしましょう。

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