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限られた時間で伝えたいことを全て話すテクニック

セミナー講師や大規模なプレゼンテーションなどで話す際、『時間が足りず後半の情報が伝えられなかった』『決められた時間をオーバーしてしまい空気が悪くなってしまった』、そんな経験はありませんか?
前半の話に時間がかかってしまい、大事な後半のネタやオチが駆け足になってしまったというミスは、セミナーではよく聞く失敗談の一つです。
決められた時間の中で伝えたいことをわかりやすくまとめる。セミナーや講演で話す機会のある方なら、必ず身に付けたいスキルについてご紹介します。

まずは時間の感覚を身につける

時間の感覚を身につけるといっても、時間をかけて体内時計を調整する必要はありません。
まずは、実際に本などを音読し自分の話すペースがどの程度のスピードなのかを知りましょう。計測の方法は、1分間で何文字読めるかをカウントするだけ。聞き取りやすい速さの目安としてアナウンサーの例を挙げると、彼らは1分間に300文字程度のペースで話していると言われています。自分のペースが早いか遅いかを把握したら、あとは1分間300文字を目安にしながら自分のペースに合わせて原稿を作るだけです。
原稿を作る際のポイントは、1分間300文字ペースで時間をいっぱいに使わないこと。本番では話に詰まったり、緊張でペースが乱れることはよくあります。多少時間が余るくらいのボリュームにすると、実際はちょうど良かったりするようです。

スライドごとの時間を決めて話のスケジュールを立てる

自分のペースも考慮し1分間で話せる文字量が決まったら、その計算を元にスライドを作成します。話している最中に消化した文字量と時間を測るのは不可能に近いので、スライド単位で時間割を決めておくと良いでしょう。1枚のスライドに何分かけるかを予め決めておけば、進行に合わせ進んでいるか遅れているかを把握しやすくなります。
ストップウォッチやタイマーを起動したスマートフォンを手元に置きながら、スライドを進めるたびに時間を確認しペース配分を調整するようにしましょう。壇上から見える位置にスタッフを配置して、残り時間や進んでる・遅れてるという情報を教えてもらうのも一つの方法です。

余計な言葉を省いて全体の時間を短縮する

原稿とスライドを用意しタイムスケジュールをしっかり組んでも時間通りに話が収まらないという方は、自分の話を録音してみて、無駄な言葉が入っていないか確認しましょう。
例えば、何かを話し始める前に「あー」とか「えー」などと発してしまってしまう方。1回のセミナーを通じてこの言葉にかけている時間を合計してみると、それなりにまとまった時間になることがあります。おそらく口癖のようになっているのだと思いますが、直すように意識してみましょう。
また、「ちょっと見えづらいですが」など、参加者に気を使った言い訳も時間をロスする原因です。この言葉自体には特に意味がありませんので、省いてしまっても問題ありません。
少しでも多くの情報を盛り込むために、分・秒単位でスケジュールを立てている方もいると思いますので、この数秒の積み重ねにもぜひこだわってください。

時間に幅を持たせる裏技

事前の準備を万全に行い予行練習も完璧。それでも、いざ始まってみるとスケジュール通りに進まないということはよくあります。
想定外の質問があったり、緊張で話が飛ぶなど本番では様々な要因で時間がズレてしまいがちです。最後に、ズレた時間をカバーするための裏技を2つほどご紹介しておきます。

ネタや話題に優先順位をつけておく

原稿やスライドを作る際、いざとなったら割愛してもよい話題をいくつか用意しておきましょう。理想は、『時間が足りなくなった際に割愛する話題』と『時間が余った際に追加する話題』を用意することですが、時間が足りなくなった時に割愛する話題だけでも十分です。時間が余った際は質疑応答の時間を増やすなど、比較的簡単にその場で対応可能です。
本番では、割愛してもよい話題をわかりやすくまとめ、ストップウォッチなどと一緒に手元に資料を置いておくと良いでしょう。

後で資料を読んでもらう

『資料に詳しく書いてありますので、そちらを参考にしてください』

時間調整のための便利なセリフとしてを覚えておくと良いでしょう。
活用の条件としては参加者の手元に資料を配布していることだけ。資料説明やスライド1枚分の時間を圧縮できるため時間調整には効果的です。
早口・駆け足で全てを説明するよりも、重要なポイントだけをしっかり伝えて補足は資料に目を通してもらうという形の方が、結果的にまとまったプレゼンテーションになり印象も良くなります。

まとめ

今回はプレゼンテーションの時間をコントロールするためのテクニックをご紹介しました。プレゼンテーションをする上で時間厳守は必須。内容はもちろんですが、時間内に要点のまとまったプレゼンテーションをすることで全体の印象が良くなり、あなたの評価も上がるはずです。
想定外の事情で時間をロスしたとしても、上手く乗り切れるよう様々な準備をしておきましょう。

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