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会議室を借りる際に知っておきたい「収容人数」のお話

会議室を借りてイベントやプレゼンテーションを行う際、事前に参加人数の計画を立てると思います。そして、計画に合わせて対応可能な会議室を選ぶ。貸し会議室を利用する際の流れとしては、概ね皆さん同じだと思います。
では、ちょうど良い広さの会議室が見つからない。そんな経験はありませんか?
今回は、貸し会議室を運営する企業が紹介している「収容人数」についてご紹介します。

会議室の定員を決めているのは「消防法」

ウィキペディアによれば、消防法は「火災を予防し、警戒し及び鎮圧し、国民の生命、身体及び財産を火災から保護するとともに、火災又は地震等の災害に因る被害を軽減し、もつて安寧秩序を保持し、社会公共の福祉の増進に資すること」と紹介されています。
簡単に言うと、現場にいる方や財産を火災から守る・またはいざという時に被害を最小限に食い止めるための法律です。様々な項目から構成される消防法の中で、建物の構造や広さなどに関連し定められた「定員人数」が、会議室の収容人数の考え方の元になっているのです。
定員の管理に厳しい会場・施設では、定員をオーバーすると強制的にイベントの中止を求められるケースもあるため、注意しましょう。

収容人数=消防法の定員人数ではない

では、貸し会議室の広さを決める際に、収容人数を超えてはいけないかと言うと、実はそんなことはありません。もちろん収容人数を決める際の前提は消防法なので、大幅に超えることは許されませんが、ある程度の調整をすることなら可能です。守らなくても良いという訳ではなく、「調整ができます」というお話なのでお間違えのないように。
では、調整について見ていきましょう。

レイアウトに注目する

貸し会議室を利用する際の代表的な机・椅子のレイアウトは5種類あります。

①スクール形式  : 机と椅子を綺麗に並べた一般的なレイアウト
②島形式     : 数人のグループに別れるよう机と椅子がレイアウトされた形式
③ロの字形式   : カタカナのロの字のように机と椅子を並べます。
           一片を開けたコの字形式というレイアウトもあります。
④シアター形式  : 椅子だけを一方に向けて綺麗に並べたレイアウト
⑤パーティー形式 : 円卓などを配置した結婚披露宴や立食パーティーなどに対応したレイアウト

机と椅子の並びをイメージしてみると、隙間なく机と椅子が並ぶレイアウトと、ロの字のようにオープンスペースができるレイアウトがあることに気づかれるのではないでしょうか? ここに調整の余地があるのです。
例えば、会議室ごとにレイアウト例を紹介しているサイトでは、選択されたレイアウトに合わせて収容人数の表示も変えているところもあります。(例/http://udx-s.jp/type350-abc-school/)一般的なスクール形式をデフォルト表示にしているサイトも多いようですが、立食パーティーに対応するパーティー形式などでは、配置する机や椅子がないため収容人数が増えることもあります。
つまり、貸し会議室予約サイトで紹介されている収容人数は、レイアウトに合わせて設定された基本的な人数だと言うこと。サイトで紹介されている収容人数も、実は机と椅子の並びの工夫である程度は調整ができるのです。

収容人数については必ず問い合わせをしてみる

収容人数はレイアウトに影響されるとお伝えしましたが、調整には限界があります。(消防法のガイドラインをベースに設定されている人数であることもお忘れなく) どの程度の人数まで対応が可能か? 正確に判断するためには、やはり直接話を聞いてみるのが良いでしょう。集客を予定している人数と希望のレイアウトを伝えれば、対応の可否はもちろん、レイアウトに関する提案を受けることもできます。同じ会場で過去に開催されたイベントの事例なども聞きながら、対策を考えることをオススメします。

広い会議室を借りるか、狭いスペースでやりくりするか?

会議室予約に関して、広いスペースを予約する/ギリギリのスペースで対応する などの判断は、意見が分かれるところではないでしょうか?予定参加人数に対して多少余裕をもった広い会議室を確保すれば、ゆったりとイベントに参加できるので参加者には良い印象を持ってもらえるでしょう。しかし、広い会場になればその分費用は高くなってしまいます。費用対効果を考えると、満足度を取るか、コストを取るかは難しい問題です。もちろん逆も同じ。ギリギリ収まる広さでは、若干窮屈な印象を与えるので満足度は下がるかもしれませんが、会場費は安く抑えることができます。
こちらの問題も、利用を検討している会場の運営会社へのお問い合せをしてみるとよいでしょう。求める成果や予算などに合わせた様々な提案を受けることができます。

まとめ

イベントを開催するにあたり、必ずクリアしなければならないのが会場問題です。立地も良く予算的にあっていても、用意されている会議室の収容人数が企画と合わない。。。そんな企画・準備・運用を担当する方のお悩みが、今回ご紹介した情報で少しでも解決できれば嬉しいです。
会議室を予約する際、収容人数が課題になった場合はぜひ運営会社のスタッフに相談してみてください。きっと課題を解決できる良い提案をもらうことができるはずです。

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