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春の定例イベント。新入社員研修の準備について

4月になると新卒社員の受け入れにあたり、各企業で新入社員研修が行われます。社内の会議室で実施する企業も多いと思いますが、まとまった期間や時間(新卒社員の人数によってはスペースも)を必要とするため、社外のレンタルスペースを活用して研修を行う企業も増えています。
まさにいま、準備を進めているご担当者様も多いのではないでしょうか?
今回は、毎年ご利用いただく企業様にお聞きしたお話も参考にしながら、4月に控えた新入社員研修の準備と事前チェックについてご紹介します。

全体の進行をスムーズにするのは事前の準備

当然といえば当然ですが、やはり事前の準備をいかに抜かりなく行うかによって全体の進行の質が変わります。スムーズな進行は新入社員の集中力も邪魔しないため、意義のある研修にするためにも事前の準備はきちんと行いましょう。
「基本情報の周知」「研修準備物」「研修前の社内調整」の3つの観点から、事前に確認しておきたい内容をまとめます。

基本情報の周知

会場までの移動については主に2つのパターンがあるようです。一つは、一度会社に出社後、全員で会場に移動するケース。そしてもう一方が直接会場に集合し、現地で解散するケースです。
ここでは、現地集合の際の注意点を中心に確認しましょう。

基本情報はきちんと伝わっていますか?

基本情報とは、日程、時間、場所、持参するものなどになります。現地集合の場合、土地勘のない新入社員が道に迷い遅刻するなどのケースが散見されます。日時の報告はもちろんですが、場所を伝える際にはわかりやす地図なども配布しケアすると良いでしょう。
また、新入社員にきちんと情報が伝わっていなかったために、「現地集合」のはずがオフィスに出社してしまった、などのトラブルは毎年あるようです。
移動を含めた時間のロスは全体の進行にも影響するため注意しましょう。

服装など細かな指示も明確に!

よくある話としては服装。基本的に新入社員はスーツであることが多いですが、研修の内容によって服装を変える企業もあるようです。様々なコンテンツが短期間にまとまって用意されている新入社員研修では、プログラムによって準備や対応が変わることも多いため、その時々の連絡は細かく指示するようにしましょう。
事前に告知していたとしても、リマインドをするなど細かなフォローが大切です。

チェック内容

□ 会場(場所・住所)、時間の周知は大丈夫ですか?
□ 持参するもの、服装などプログラムに合わせた指示は伝わっていますか?
□ 翌日情報(時間・場所・服装・持ち物)のリマインドは万全ですか?

研修準備物

社内の会議室で研修を行う場合は、何か忘れたとしてもすぐに対応が可能です。しかし、会議室を借りるなど社外で研修を行う場合は何かあった際の対応に思わぬ時間を使ってしまうこともあります。
普段社内で何気なく利用している備品についても、事前に確認をするようにしましょう。

会場の備品について

机や椅子はもちろん、必要な資料は人数分準備できているでしょうか?ホワイトボードやマーカーは大丈夫ですか?
机や椅子、ホワイトボードなどの基本的な備品は、会場のスタッフと事前に打ち合わせをしておけば問題ないでしょう。会議室などによってはホワイトボードやプロジェクターがオプションになっているケースもあるため、使用したい場合は忘れずに相談するようにしましょう。
よく耳にするトラブルとしては、資料の準備があります。例えば数枚の資料を出力し配布する場合、社内であればプリンターですぐに用意可能ですが、社外の会場では備え付けの共有プリンターを使用しなければなりません。PCとの接続など普段と違う環境では準備に時間がかかる場合もありますし、会場によってはプリンターのレンタルがない場合もあるため、配布資料の準備には注意が必要です。部数に多少の余裕を持って準備をしておくと良いでしょう。

ビジネスマナー研修などで使用する備品について

新入社員が忘れてしまいがちなのが名刺や名刺入れです。ビジネスマナー研修では、おそらくほぼ全ての企業が名刺の交換に関する研修の時間を、プログラムとして用意していると思います。
入社後に配布される備品の数々に紛れたり、これまで持ち慣れていないアイテムということもあり、名刺や名刺入れを忘れる新入社員は多いようです。社会人として活躍するためにも名刺交換などのマナー研修は基本として押さえておきたいプログラムになるため、予備の名刺入れを用意するなどの対応を検討しましょう。

チェック内容

□ 机・椅子の数は大丈夫ですか?
□ ホワイトボードやプロジェクターはありますか?
□ 配布資料は人数分用意してありますか?(予備の資料はありますか)
□ 名刺入れなどの備品を忘れた新入社員用の対策は?

研修前の社内調整

新入社員に向けた準備や会場の手配と合わせ、忘れてはならないのが社内の調整です。研修では新入社員を受け入れる部署の責任者や担当者、先輩社員にスピーチなどをお願いするケースも多いと思います。アポイントとのダブルブッキングなど、予定していた方の時間の調整が急遽つかなくなるなどトラブルも多い分野ですので、研修に同席いただく方へのご連絡と調整は忘れずに行いましょう。

スピーチや講師をお願いする人への対応

事前に確認する内容として必ず押さえたいのが日時についてです。日々忙しく業務をこなしている方々に研修への参加をお願いするわけですから、時間の調整は必須となります。アポイントや打ち合わせなどとのダブルブッキングがないように事前の調整を行います。調整していたとはいえ、仕事の状況などで急遽参加できなくなる場合もあるため、リマインドは必須。また、万が一に備えて代打までを事前に想定しておくと良いでしょう。
また、先輩社員は新入社員のお手本となるべき存在です。先輩社員の服装などについてもチェックをするようにしましょう。

新入社員に向けた調整も必要

新入社員には、講師として参加する社長や管理職、先輩社員に関する情報をきちんと伝えておきましょう。社長や管理職、先輩社員の顔を知らないまま会場ですれ違い、挨拶をしなかったりしたことが原因で新入社員が怒られてしまう。そんなトラブルもあるようです。新入社員の印象が悪くなるばかりか、怒られたことを引きずって研修に支障が出てしまう可能性もあります。
実りのある研修にするためにも、こうしたトラブルの回避にも気を使いましょう。

チェック内容

□ スピーチや講師をお願いする方のスケジュールは大丈夫ですか?
□ 万が一の代打候補は想定してありますか?
□ 新入社員・先輩社員の服装は大丈夫ですか?
□ 新入社員には事前に講師の方の情報を伝えてますか?

まとめ

毎年4月に多くの企業で行われる新入社員研修ですが、受け入れ側は毎年のことなので慣れている部分もあると思います。しかし、入社する新入社員にとっては全てが初体験。社会人として普段私たちが常識として捉えていることも、内容によっては説明が必要な場合もあります。
研修全体をスムーズに進めるためにも、丁寧な準備が必要になります。これから迎える新入社員の研修前に、今回ご紹介した内容がお役に立てば嬉しいです。

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