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【UDXは業者手配もトータルサポート】イベント会場選びの4つのポイント

会議や研修、展示会などあらゆるイベントを行う際に必要となるイベント会場。
今はネットで沢山の会場を探せるため、多くの選択肢があります。
その際にここだけは必ず確認しておきたい、4つのポイントになります。

立地(アクセス)

1つ目のポイントは、”会場の場所”
最寄の駅から会場まで迷わず来れるか、駅から10分圏内かなどが挙げられます。
これはユーザーにとってメリットである事はもちろん、搬入の作業能率を上げる事もできます。逆に、会場までの道のりがわかりづらいと、当日に会場の場所に関する問い合わせの対応や、誘導スタッフなどの人件費や労働が増えてしまい良いことはありません。
また、見落としがちですが、最寄の駅のアクセスがよいという点もチェックしておきましょう。
最寄の駅への路線が多い程、ユーザーにとって参加のハードルを低くする事ができ集客率の向上へと繋がります。

設備

2つ目のポイントは、”会場の設備”
イベントの規模感に合った会場の広さや、収容人数はもちろんスクリーン、モニターなどを利用する際は、設備自体があるかの確認はもちろん、柱や会場の形状によって視界がわるくなる場所が無いかなどの確認もしておきましょう。
また、音響や照明などの備品レンタルが可能な会場であっても、種類や個数、当日必要なだけレンタルが可能かなどの確認もお忘れなく。
上記以外にもトイレの場所、喫煙所、受付を行う場所や、電源を必要とする機器を使用する際は、コンセントの場所なども確認の対象に挙げられます。
会場内設備については、確認項目を洗い出すことが多く、実際に会場へ足を運び自分の目で確認する事はもちろん、会場を知り尽くしている会場スタッフに確認する事をお勧めします。

会場ルール

3つ目のポイントは、”会場ルール”
イベント開催時には、音響、照明などの施工業者、電気業者から始まり、お弁当などを用意する場合はケータリング業者など、多くの業者とのやり取りが発生します。
会場のルールを事前に把握しておかないと、業者と会場の仲介を行い搬入方法や時間の手配をする際に、両者間を何度も往復し確認しなければならなくなります。
最悪の場合、手配した機材が持込禁止なんて事にもなりえません。
また、会場のルールからは少し外れますが、遠方からの参加者や、2日以上連日で開催予定イベントでは、参加者、関係者のための近隣のホテルの空き室、駐車場の確保が可能かな会場周りのルールも含め、当日アクシデントを起こさないよう事前に確認しておきましょう。

サービス

4つ目のポイントは、”会場のサービス”
現在では、イベントスペースや貸し会議室を行うイベント会場は、ただ場所を貸し出すだけで無く、多くのサービスを提供している所も少なくありません。機材・備品のレンタルはもちろん、イベントプランニングからイベント終了後の懇談会までトータルサポートのような、イベント運営代行さながらのサービスを行っているイベント会場も存在します。
こうしたサービスはイベント主催者にとって大きな助けとなるので、 開催内容にあったサービスを提供してくれるかという点も確認しておく事で、検討材料の大きなポイントとなるでしょう。

まとめ

イベント会場を選ぶ際は、企画段階で詳細でない細かな部分を具体的にしていく事で、あなたの開催するイベントに適した会場の条件を明確にしてから会場探しを始めましょう。
また、イベント主催者は、会場を選び以外にも、告知や当日のイベント運営、イベント終了後の振り返りなど沢山の仕事が存在します。それら全てをこなそうとするのでは無く、イベント会場が提供してくれるサービスなどを上手に使い面倒を減らす事が、イベントを成功させる賢い方法では無いのでしょうか。

UDXトータルサポートは何をしてくれるの?

UDXのトータルサポートプランでは、設置・撤去・オペレーションまでトータルサポート致します。イベント開催に必要な各業者手配をUDXで代行する事で、主催者様の負担を軽減。また、イベント後の懇親会、立食パーティーまでサポートさせて頂きます。 それぞれお客様のご要望、ご予算に沿ったプランを提案させて頂きます。 詳しくは下記バナーから御覧頂けます。

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